Cos'è una fattura: contenuto obbligatorio, tempi ed emissione elettronica
La fattura è il documento con cui chi ha una partita IVA certifica una vendita o un servizio e addebita l'IVA. Fra soggetti italiani si emette quasi sempre in formato elettronico, attraverso il Sistema di Interscambio.
Cos'è una fattura, in termini di legge? È il documento che chi vende un bene o presta un servizio nell'esercizio di un'impresa, arte o professione emette per ciascuna operazione imponibile. La regola è nell'articolo 21 del decreto IVA (D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633). Lo stesso articolo precisa che la fattura può chiamarsi anche nota, conto o parcella: il nome non cambia la sostanza.
Questo articolo è informazione generale: non è consulenza fiscale. Per la tua situazione rivolgiti a un commercialista o a un CAF.
Chi emette la fattura
La emette chi effettua la cessione o la prestazione, cioè il fornitore. L'articolo 21 consente che, ferma restando la sua responsabilità, la fattura sia emessa per suo conto dal cliente o da un terzo, per esempio un intermediario. In quel caso il documento deve dirlo espressamente.
Chi non ha una partita IVA non emette fatture e non addebita IVA. Il motivo è spiegato nella pagina su chi paga l'IVA e quando.
Cosa deve contenere una fattura ordinaria
L'articolo 21, comma 2, elenca le indicazioni obbligatorie. Le principali:
- data di emissione e numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco;
- dati del fornitore: nome o ragione sociale, residenza o sede, partita IVA;
- dati del cliente: nome o ragione sociale, residenza o sede, partita IVA; se il cliente è un privato, il suo codice fiscale;
- natura, qualità e quantità dei beni o dei servizi;
- data dell'operazione, se diversa dalla data di emissione;
- imponibile, aliquota e importo dell'IVA, arrotondati al centesimo;
- l'annotazione, se è il caso, che la fattura è emessa dal cliente o da un terzo per conto del fornitore.
Se nella stessa fattura ci sono beni con aliquote diverse, i dati vanno indicati separatamente per aliquota (comma 3).
La fattura semplificata
Per importi piccoli l'articolo 21-bis consente una fattura semplificata, con meno dati obbligatori. L'articolo indica cento euro, ma il comma 3 consente al Ministro dell'economia di alzare il limite fino a quattrocento euro, e il decreto del 10 maggio 2019 lo ha portato a 400 euro, come riporta la nota di Normattiva consultata il 1 ottobre 2026. La stessa forma vale per le note di variazione dell'articolo 26.
Entro quando si emette
La fattura si emette entro dodici giorni dal momento in cui l'operazione si considera effettuata (articolo 21, comma 4). Per i beni quel momento è di norma la consegna o la spedizione, per i servizi il pagamento.
Lo stesso comma prevede la fattura differita. Se le consegne risultano da un documento di trasporto, o i servizi da documentazione idonea, le operazioni fatte nello stesso mese verso lo stesso cliente si possono riunire in un'unica fattura. Va emessa entro il giorno 15 del mese successivo.
Come si fa la fattura: il formato elettronico
Dalle fatture emesse dal 1° gennaio 2019 (legge 27 dicembre 2017, n. 205, articolo 1, comma 916), le fatture fra soggetti residenti o stabiliti in Italia si emettono esclusivamente in formato elettronico, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate (decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, articolo 1, comma 3). Lo SdI controlla il file e lo recapita al destinatario.
In pratica, per emettere una fattura elettronica:
- prepari il file con un software o con il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate (comma 1 dello stesso articolo);
- indichi il codice destinatario o la PEC del cliente; per un privato basta il codice fiscale;
- invii il file allo SdI, che lo consegna o, se il cliente non è raggiungibile, lo mette a disposizione nella sua area riservata;
- conservi la fattura nei modi previsti dalla legge.
Il consumatore finale trova la fattura nei servizi online dell'Agenzia e ne riceve una copia da chi la emette, salvo rinuncia (comma 3).
Anche chi applica il regime forfettario è oggi tenuto alla fattura elettronica. Il decreto-legge 30 aprile 2022, n. 36, ha esteso l'obbligo dal 1° luglio 2022 a chi aveva superato 25.000 euro di ricavi o compensi, e dal 1° gennaio 2024 a tutti gli altri.
Fattura, ricevuta e scontrino: le differenze
Negozi, bar, ristoranti e altre attività verso il pubblico non sono obbligati alla fattura se il cliente non la chiede entro il momento dell'operazione (articolo 22 del decreto IVA). L'incasso viene memorizzato e trasmesso all'Agenzia, e al cliente si consegna il documento commerciale. Come ha preso il posto della vecchia ricevuta fiscale lo spieghiamo nella pagina sulle ricevute non fiscali e fiscali.
Errori comuni
- Numerazione con salti o doppioni: il numero deve identificare la fattura in modo univoco.
- Codice fiscale mancante per i privati: è richiesto al posto della partita IVA.
- Emissione oltre i dodici giorni senza che ricorra il caso della fattura differita.
- Fattura senza IVA senza spiegazione: se l'operazione è esente, non imponibile o fuori campo, nel documento va indicato il motivo.
Le scadenze dell'anno sono nella guida agli adempimenti fiscali. Le altre guide sono negli articoli su fisco e agevolazioni e nella home di Soldi e Finanza Online.
Domande frequenti
Chi deve emettere la fattura?
Chi vende un bene o presta un servizio con partita IVA, per ogni operazione imponibile (D.P.R. 633/1972, art. 21). Può farla emettere per suo conto al cliente o a un terzo, restando responsabile.
Cos'è una fattura ordinaria?
È la fattura completa di tutte le indicazioni dell'articolo 21, comma 2. Si distingue dalla fattura semplificata dell'articolo 21-bis, ammessa per importi piccoli, e dalla fattura differita, che riunisce più operazioni dello stesso mese.
La fattura elettronica è obbligatoria per tutti?
Fra soggetti residenti o stabiliti in Italia sì: si emette esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio (D.Lgs. 127/2015, art. 1, c. 3). Per i rapporti con l'estero valgono regole a parte (comma 3-bis).
Entro quanti giorni va emessa la fattura?
Entro dodici giorni dal momento di effettuazione dell'operazione. La fattura differita si emette entro il 15 del mese successivo a quello delle operazioni (art. 21, c. 4).
Un privato può emettere fattura?
No. La fattura è un documento IVA e presuppone una partita IVA. Un lavoro occasionale senza partita IVA si documenta con una ricevuta senza IVA, che non è una fattura.