La contabilità semplificata: chi la può usare e come funziona rispetto all'ordinaria
Ditte individuali e società di persone sotto certi ricavi possono tenere una contabilità più leggera: due registri di incassi e pagamenti, o i soli registri IVA, invece di libro giornale e inventari. Ecco i limiti, le regole e cosa cambia con l'ordinaria.
La contabilità semplificata è il regime di scritture che la legge riserva alle imprese minori. È disciplinata dall'articolo 18 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600. Possono tenerla le ditte individuali e le società di persone (S.n.c., S.a.s. e assimilate) che restano sotto un limite di ricavi. In cambio sono esonerate dalle scritture della contabilità ordinaria.
Questo articolo è informazione generale: non è consulenza fiscale. Per la tua situazione rivolgiti a un commercialista o a un CAF.
Chi può tenere la contabilità semplificata
Il comma 1 dell'articolo 18 fa riferimento alle lettere c) e d) dell'articolo 13 dello stesso decreto: società in nome collettivo, in accomandita semplice ed equiparate, e persone fisiche che esercitano imprese commerciali. Le società di capitali e gli enti commerciali sono sempre in contabilità ordinaria.
I professionisti seguono un'altra norma, l'articolo 19, che prevede un registro cronologico delle somme percepite e delle spese. Per loro non operano i limiti di ricavi dell'articolo 18.
Il limite di ricavi
Nel testo dell'articolo 18, comma 1, consultato su Normattiva il 1 ottobre 2026, la semplificata spetta se nell'anno precedente i ricavi non hanno superato:
| Tipo di attività | Limite di ricavi annui |
|---|---|
| Prestazioni di servizi | 500.000 euro |
| Altre attività (per esempio commercio, produzione) | 800.000 euro |
Se svolgi entrambe le attività conta quella prevalente. Se non annoti separatamente i ricavi, la legge considera prevalenti le attività diverse dai servizi. Il regime si rinnova di anno in anno finché resti sotto i limiti (comma 7). Chi inizia può adottarlo dal primo anno se prevede ricavi entro i limiti (comma 9).
I registri della contabilità semplificata
L'articolo 18 offre tre modi di tenere le scritture:
- Due registri di cassa (comma 2): uno per i ricavi incassati, con importo, dati di chi paga ed estremi della fattura; uno per le spese pagate, con le stesse indicazioni.
- I registri IVA con annotazioni (comma 4): i registri IVA sostituiscono quelli di cassa, se vi annoti a parte le operazioni non soggette a IVA e, a fine anno, gli importi non incassati o non pagati.
- I soli registri IVA, per opzione (comma 5): senza annotare incassi e pagamenti. In questo caso la legge presume che la data di registrazione coincida con quella di incasso o pagamento. L'opzione vincola per almeno tre anni.
Se vuoi dedurre gli ammortamenti, devi tenere anche il registro dei beni ammortizzabili (articolo 66 del TUIR, comma 2).
Come si calcola il reddito: il criterio di cassa
L'articolo 66 del TUIR stabilisce che il reddito delle imprese in semplificata è la differenza tra ricavi percepiti e spese sostenute nel periodo d'imposta. È il cosiddetto criterio di cassa, con alcune correzioni previste dallo stesso articolo per plusvalenze, minusvalenze e sopravvenienze.
Esempi pratici, senza cifre
- Emetti una fattura a dicembre e il cliente paga a gennaio: il ricavo conta nell'anno di gennaio, quando lo incassi.
- Paghi a dicembre una fornitura che userai l'anno dopo: la spesa conta, di regola, nell'anno del pagamento.
- Compri un macchinario: non lo deduci tutto subito, ma con le quote di ammortamento annotate nel registro dei beni.
Con l'opzione del comma 5, invece, conta la data di registrazione del documento: una fattura registrata a dicembre si considera incassata a dicembre.
Differenza tra contabilità semplificata e ordinaria
| Semplificata | Ordinaria | |
|---|---|---|
| Chi | ditte individuali e società di persone entro i limiti | società di capitali, imprese oltre i limiti, chi opta |
| Scritture | registri di incassi e pagamenti o registri IVA | libro giornale, libro inventari, registri IVA, scritture ausiliarie e di magazzino (art. 14) |
| Criterio | cassa, con correzioni | competenza |
| Bilancio | non richiesto ai fini fiscali | inventario e bilancio annuali |
| Costo di gestione | più basso | più alto |
Chi è in semplificata può optare per l'ordinaria (comma 8). L'opzione vale dall'inizio dell'anno in cui la eserciti, fino a revoca, e comunque per quell'anno e i due successivi. La scelta dipende dall'attività, per esempio dal magazzino o dal bisogno di un bilancio.
Semplificata e forfettario non sono la stessa cosa
Nel forfettario non si tengono scritture contabili, il reddito si calcola con un coefficiente sui ricavi e si paga un'imposta sostitutiva. Nella semplificata il reddito è quello effettivo, ricavi meno costi, e va tassato con l'IRPEF. Requisiti e calcolo del primo sono nella guida al regime forfettario e all'aliquota del 5%.
Le scritture registrano documenti: fatture, documenti commerciali, ricevute delle spese. Che cosa vale come documento fiscale lo spieghiamo nella pagina sulla ricevuta non fiscale e la ricevuta fiscale. La contabilità semplificata riguarda solo il reddito d'impresa: chi affitta un immobile come privato segue altre regole, per esempio la cedolare secca sugli affitti. Le altre guide sono nelle pagine su fisco e agevolazioni.
Domande frequenti
Qual è il limite della contabilità semplificata?
Nel testo vigente dell'articolo 18 del D.P.R. 600/1973, letto il 1 ottobre 2026, sono 500.000 euro di ricavi annui per le imprese di servizi e 800.000 euro per le altre attività. Superato il limite, dall'anno successivo serve la contabilità ordinaria.
Quali registri servono in contabilità semplificata?
Un registro dei ricavi incassati e uno delle spese pagate. In alternativa, i registri IVA con le annotazioni richieste o, per opzione triennale, i soli registri IVA. Per dedurre gli ammortamenti serve anche il registro dei beni ammortizzabili.
La contabilità semplificata è per cassa?
Sì, di regola: il reddito è la differenza tra ricavi percepiti e spese sostenute nell'anno (TUIR, art. 66), con correzioni previste dalla legge. Con l'opzione per i soli registri IVA conta la data di registrazione dei documenti.
Un professionista può essere in contabilità semplificata?
I professionisti hanno un regime di scritture proprio, nell'articolo 19 del D.P.R. 600/1973, con un registro delle somme percepite e delle spese. Possono anche scegliere la contabilità ordinaria o, se ne hanno i requisiti, il forfettario.
Si può passare dalla semplificata all'ordinaria?
Sì, per opzione (art. 18, comma 8). Vale dall'inizio dell'anno in cui la eserciti e almeno per quell'anno e i due successivi, fino a revoca.